“우리는 업무를 위한 힘의 80%를 어디에 쏟는가계획인가, 실행인가?”

‘마시멜로 챌린지’라는 게임을 아는가? 네 명이 한 조가 되어 스파게티면 20가닥, 테이프 1개, 실 1타래, 마시멜로 1개를 사용해 최대한 높은 탑을 만드는 게임이다. 1개의 마시멜로는 반드시 탑의 꼭대기에 얹어야 하며, 제한 시간은 18분이다. 당신이라면 어떤 작전을 세우겠는가?

이 게임을 만든 아이데오(IDEO)의 디자이너 피터 스킬맨(Peter Skillman)은 다양한 장소에서 게임을 진행하며, 어른과 아이의 방식이 매우 다르다는 것을 깨달았다. 어른은 전체 구조를 디자인하는 데, 그러니까 한 가지 완벽한 방법을 찾는 데 시간을 잔뜩 들인다. 디자인이 끝나면 역할 분담을 결정하고, 시간이 절반쯤 남았을 때 서둘러 제작에 들어가 각자 맡은 부분에 몰두한다. 대개는 제한 시간에 아슬아슬하게 맞춰 탑을 완성한다. 한편 아이들은 대부분 시작하자마자 각자 제멋대로 탑을 만들기 시작한다. 금방 벽에 부딪히기도 하고 그럭저럭 괜찮은 결과물을 만들어내기도 한다. 모두가 전망 있어 보이는 안을 내놓으면서 만들었다가 부수고 다시 만들기를 반복한다. 상당히 비효율적인 방법이다.
그러나 게임 결과, 아이들의 이런 방법이 어른의 평균을 웃돈다면 그 차이는 어디에 있는 것일까?

일본 일류 기업들을 움직이는최강 비즈니스 스킬 PDCA

일단 어른은 ‘계획하고 관리한다’라는 매니지먼트의 기본을 숙지하고 있다. 그 덕에 주어진 자원을 최대한 활용해 효율적으로 일을 진행할 방법을 찾는다. 그러나 계획에 과도하게 치중한 시간이 실행을 압도할 때 위와 같은 문제점이 발생한다.
계획과 실행의 조화를 위해 일본 기업들은 ‘PDCA’라는 균형 잡힌 업무 스킬을 사용한다. PDCA는 매니지먼트의 고전적인 프레임워크이면서, 동시에 개별적 업무 기술의 습득을 가속하기 위한 바탕이 된다.

Plan, 계획_ 목표나 방침을 명확히 하고 실현 가능한 실행 계획으로 구체화한다.
Do, 실행_ 계획에 따라 실행하면서 진척 상태를 측정한다.
Check, 검증_ 성과의 달성도나 방식을 검증하고 성공 또는 실패의 원인을 분석한다.
Act, 개선_ 계획에 따라 실행되지 못한 부분을 개선하여 다음 계획에 피드백한다.

이 사이클을 반복함으로써 진행 작업이 지속적으로 개선된다. PDCA에는 성과를 내기 위해 꼭 필요한 목표 설정, 계획 입안, 실행, 검증, 개선이 모두 담겨 있다. 그리고 이 다섯 가지 포인트를 빠르고 기능적으로 실행할 수 있게 해준다. PDCA는 제조업 현장은 물론이고 업무 관리를 위해, 아이디어를 내기 위해, 영업 실적을 올리기 위해, 효율적으로 일할 수 있는 환경을 만들기 위해 다양한 업무에서 중요한 역할을 하고 있다. 만약 이 PDCA를 좀 더 빠르게 적용할 수 있다면 어떨까? 업무 속도와 결과는 당연히 극적으로 향상될 것이다.
저자는 일본 최대 IT 회사 소프트뱅크의 CEO 손정의 곁에서 그 변화를 실감했다.