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평생직장의 시대, 근속연수에 따라 자연스럽게 임금이 오르는 시대는 너무 오래전 이야기다. 기업 간 경쟁이 심화되고, 프로젝트에 따라 팀이 시시때때로 바뀌고, 심지어 비대면 근무가 늘어나는 상황에서 ‘효율적인 보고’는 모든 업무 능력 중에서도 핵심이다. 누구와 어떤 상황에서라도 일을 매끄럽게 진행해야 하고, 성과 또한 스스로 알아서 잘 챙겨야 한다. 다른 능력이 뛰어나도 보고가 시원찮으면 ‘일 못하는 사람’이 돼버린다.
그렇다면 무엇이 좋은 보고일까? 명확한 보고? 문제를 알기 쉽게 말해주는 것은 훌륭한 보고의 요건 중 하나다. 하지만 아쉽다. 좋은 보고라면 회사를 움직이는 힘이 있어야 한다. 그렇다면 ‘주장이 뚜렷한 보고’? 조직의 전략과 방향을 알려줄 것 같다. 그런데 여전히 아쉽다. 중요한 내용을 모두 담고 행동 지침까지 명확하게 알려주는 그런 보고를 뜻하는 말이 없을까? 이 책의 저자들이 고심 끝에 발견한 단어가 바로 ‘요약’이다.
결국 한마디로 요약할 수 있어야 한다
일머리의 성장이 더디다면 다른 게 아니라 스스로 보고의 ‘요약력’을 점검해보길 권한다. 삼성과 쿠팡에서 20년 가까이 인사 업무를 이끌고, 국내외 유수의 기업과 공공기관 교육을 도맡아온 저자들이 요약의 네 가지 핵심 기술을, C.O.R.E.로 정리했다. 수많은 정보 가운데 핵심을 정확히 잡아내는(Catch) 법, 이해하고 설득하기 좋은 틀로 정리하는(Organize) 법, 현장을 예측해 계획을 현실화하는(Realize) 법, 말과 글을 군더더기 없이 전달하는(Express) 법까지, 일터에서 우리는 다른 게 아니라 이 능력이 필요하다. 상사와 동료와 후배, 무엇보다 당신의 시간을 더욱 아낄 수 있는 법, 결국 한마디로 말하지 못하면 당신은 그 일을 모르는 것이다.
그렇다면 무엇이 좋은 보고일까? 명확한 보고? 문제를 알기 쉽게 말해주는 것은 훌륭한 보고의 요건 중 하나다. 하지만 아쉽다. 좋은 보고라면 회사를 움직이는 힘이 있어야 한다. 그렇다면 ‘주장이 뚜렷한 보고’? 조직의 전략과 방향을 알려줄 것 같다. 그런데 여전히 아쉽다. 중요한 내용을 모두 담고 행동 지침까지 명확하게 알려주는 그런 보고를 뜻하는 말이 없을까? 이 책의 저자들이 고심 끝에 발견한 단어가 바로 ‘요약’이다.
결국 한마디로 요약할 수 있어야 한다
일머리의 성장이 더디다면 다른 게 아니라 스스로 보고의 ‘요약력’을 점검해보길 권한다. 삼성과 쿠팡에서 20년 가까이 인사 업무를 이끌고, 국내외 유수의 기업과 공공기관 교육을 도맡아온 저자들이 요약의 네 가지 핵심 기술을, C.O.R.E.로 정리했다. 수많은 정보 가운데 핵심을 정확히 잡아내는(Catch) 법, 이해하고 설득하기 좋은 틀로 정리하는(Organize) 법, 현장을 예측해 계획을 현실화하는(Realize) 법, 말과 글을 군더더기 없이 전달하는(Express) 법까지, 일터에서 우리는 다른 게 아니라 이 능력이 필요하다. 상사와 동료와 후배, 무엇보다 당신의 시간을 더욱 아낄 수 있는 법, 결국 한마디로 말하지 못하면 당신은 그 일을 모르는 것이다.
저자: 박준서
프롤로그
호랑이는 가죽을 남기고 직장인은 보고를 남긴다
1부 C.O.R.E. 잘 이해하고, 설명하고, 요약하는 법
이해를 잘하면 열린다
설명을 잘하면 빛난다
요약을 잘하면 강하다
2부 Catch, 보고를 잘하려면 핵심을 정확하게 잡아라
일머리가 좋은 사람의 공통점
‘해석하라’ 현장에는 다양한 언어가 있다
‘조망하라’ 전체를 못 보면 놓치는 것
‘공감하라’ 상대방의 동기를 분석하는 법
‘예상하라’ 선점하면 앞서갈 수 있다
‘기록하라’ 눈앞의 상황을 표현하는 기술
‘질문하라’ 지식 네트워크에서 기억할 것
‘실행하라’ 실전에 강한 사람이 다른 점
‘학습하라’ 비즈니스 환경은 계속 변한다
‘복기하라’ 미처 생각하지 못한 전략이 나온다
3부 Organize, 심플한 생각 정리의 기술
결국 한마디로 정리할 수 있어야 한다
ㆍ질서로 가는 길, Frame
우리는 항상 예상치 못한 질문을 받는다
ㆍ기본기가 강해지는 5W1H
큰 그림을 그리는 것이 시작이다
ㆍ환경 분석의 틀, PEST
분류, 정리하는 일의 중요성
ㆍLogic Tree의 칼을 들어라
강점도 약점도 변할 수 있다
ㆍ지피지기의 전략, SWOT
흐름을 알면 막힌 곳이 보인다
ㆍ문제를 한눈에 보는 Value Chain
만드는 것만큼 지우는 것도 중요하다
ㆍ선택과 집중, ERRC
현재 어디에 있는지 항상 알아야 한다
ㆍ시나리오를 만드는 WBS
4부 Realize, 당신이 보고를 못하는 데는 사소한 이유가 있다
문제는 현장에서 발생한다
“중요한 것은 이게 아니잖아요!”
“너무 어수선해서 무슨 말인지 모르겠어요.”
“이것은 왜 빠졌나요?”
“말의 앞뒤가 안 맞습니다.”
“그건 어디서 나온 이야기입니까?”
“그래서 결론이 뭡니까?”
“지금 꼭 이야기해야 하나요?”
5부 Exprss, 보고는 요약이다
▶ 일잘러가 보고하는 법
보고하는 순간 알게 되는 것
보고도 시작이 반이다
“중요한 것은 세 가지입니다”
쉬운 말을 써야 하는 이유
무엇을 인정하고 무엇을 반박할 것인가
후퇴하는 모습이 질서정연해야 한다
“지금까지 논의를 정리하겠습니다”
보고의 다음 단계는 무엇인가
▶ 일잘러가 보고서 쓰는 법
당신의 보고서가 곧 당신 자체다
핵심을 보여주는 제목의 구성
한 장 요약 보고서의 스토리라인
가장 궁금해하는 질문의 답을 두괄식으로
보고서는 편지가 아니다
에필로그
단숨에 일잘러가 되는 비책이 있을까?
호랑이는 가죽을 남기고 직장인은 보고를 남긴다
1부 C.O.R.E. 잘 이해하고, 설명하고, 요약하는 법
이해를 잘하면 열린다
설명을 잘하면 빛난다
요약을 잘하면 강하다
2부 Catch, 보고를 잘하려면 핵심을 정확하게 잡아라
일머리가 좋은 사람의 공통점
‘해석하라’ 현장에는 다양한 언어가 있다
‘조망하라’ 전체를 못 보면 놓치는 것
‘공감하라’ 상대방의 동기를 분석하는 법
‘예상하라’ 선점하면 앞서갈 수 있다
‘기록하라’ 눈앞의 상황을 표현하는 기술
‘질문하라’ 지식 네트워크에서 기억할 것
‘실행하라’ 실전에 강한 사람이 다른 점
‘학습하라’ 비즈니스 환경은 계속 변한다
‘복기하라’ 미처 생각하지 못한 전략이 나온다
3부 Organize, 심플한 생각 정리의 기술
결국 한마디로 정리할 수 있어야 한다
ㆍ질서로 가는 길, Frame
우리는 항상 예상치 못한 질문을 받는다
ㆍ기본기가 강해지는 5W1H
큰 그림을 그리는 것이 시작이다
ㆍ환경 분석의 틀, PEST
분류, 정리하는 일의 중요성
ㆍLogic Tree의 칼을 들어라
강점도 약점도 변할 수 있다
ㆍ지피지기의 전략, SWOT
흐름을 알면 막힌 곳이 보인다
ㆍ문제를 한눈에 보는 Value Chain
만드는 것만큼 지우는 것도 중요하다
ㆍ선택과 집중, ERRC
현재 어디에 있는지 항상 알아야 한다
ㆍ시나리오를 만드는 WBS
4부 Realize, 당신이 보고를 못하는 데는 사소한 이유가 있다
문제는 현장에서 발생한다
“중요한 것은 이게 아니잖아요!”
“너무 어수선해서 무슨 말인지 모르겠어요.”
“이것은 왜 빠졌나요?”
“말의 앞뒤가 안 맞습니다.”
“그건 어디서 나온 이야기입니까?”
“그래서 결론이 뭡니까?”
“지금 꼭 이야기해야 하나요?”
5부 Exprss, 보고는 요약이다
▶ 일잘러가 보고하는 법
보고하는 순간 알게 되는 것
보고도 시작이 반이다
“중요한 것은 세 가지입니다”
쉬운 말을 써야 하는 이유
무엇을 인정하고 무엇을 반박할 것인가
후퇴하는 모습이 질서정연해야 한다
“지금까지 논의를 정리하겠습니다”
보고의 다음 단계는 무엇인가
▶ 일잘러가 보고서 쓰는 법
당신의 보고서가 곧 당신 자체다
핵심을 보여주는 제목의 구성
한 장 요약 보고서의 스토리라인
가장 궁금해하는 질문의 답을 두괄식으로
보고서는 편지가 아니다
에필로그
단숨에 일잘러가 되는 비책이 있을까?
▷▷ 이 책의 특징과 내용
일 잘하는 사람들은 보고가 다르다!
C.O.R.E. 핵심을 이해하고, 설명하고, 요약하는 법
“내용을 확실히 파악하고 요약하는 능력이 있는 사람과 그렇지 않은 사람의 차이는 크다. 이른바 ‘요약력’이 있는 사람은 본인이 가진 현재 직급에서는 물론 그 위 직급에도 영향력을 행사한다. 자신이 해야 할 일을 분명히 파악하는 것은 물론 상대가 해야 할 일이 무엇인지도 정확히 알려줄 수 있기 때문이다. 반면 요약력이 없는 사람은 다른 사람에게 별다른 영향력을 행사할 수 없다. 심지어 그가 리더 자리에 있다고 하더라도 그렇다. 상황을 이해하고 앞으로 무엇을 해야 할지 판단해야 할 순간 도리어 다른 사람의 도움이 필요하다. 그의 이런 부족한 실력은 그 밑에 있는 사람들이 가장 먼저 알게 마련이다.”
_ 26~27쪽, 〈요약을 잘하면 강하다〉
“왜 이렇게 눈치가 없어요?” “일의 우선순위가 틀렸잖아요.” “그래서 결론이 뭐죠?”
SNS를 보면 미라클모닝이니 파이프라인이니, 시간관리와 자기계발을 넘어 투잡에 N잡러까지 24시간이 부족한 에너자이저들만 가득해 보인다. 하지만 평범한 사람들은 사실 현재 직장 일만 잘 해내기에도 버거운 게 현실이다. 상사 보고라도 앞두면 전날부터 밤잠을 이루기 어렵다. 매번 같은 지적을 받는데 어디부터 문제를 풀어야 할지 감이 잡히지 않는다. ‘연차는 쌓이는데, 회사생활은 왜 발전이 없지? 나는 일머리가 없는 걸까?’ 이렇게 뒤척이는 밤이 늘어간다.
“왜 나는 아직 보고가 어려울까?” “나는 일머리가 정말 없는 걸까?” “문제는 어째서 반복될까?”
한번 스스로에게 물어보자. 열심히 일하고 배우면 언젠가는 나아지겠지, 막연히 생각만 하고 있지는 않은가? 이 책은 문제의 핵심(CORE)을 정확히 돌파할 질문을 던진다. “당신은 제대로 보고하고 있는가? 일의 중요한 내용을 간추려 앞으로의 전략을 제시하는, 잘 요약된 보고서를 작성해본 적이 있는가?” 여기에 자신 있게 답할 수 있는 사람은 그리 많지 않을 것이다. 때론 그런 것 같고, 때론 아닌 것도 같다.
저자들은 단언한다. 일머리의 핵심은 ‘요약의 기술’이다. 그리고 ‘요약된 보고’를 준비하고 전달하며 문서를 작성하는 과정에도 매뉴얼과 노하우가 있으며, 그 기술을 아는 것이 곧 실력이다. 여기 일머리를 고민하는 모든 직장인의 고민을 바탕으로 그 해결책을 집약했다. 날마다 차근차근 성장하여 어느 순간 현장의 중심(CORE)에 서고 싶다면, 내 C.O.R.E를 점검해볼 것을 권한다. 일잘러들의 그 비법을 이제부터 구체적으로 살펴보자.
“Catch, 핵심을 놓치지 않고 정확하게 잡아내는 방법”
첫 번째로 살펴보아야 할 것은 단연 ‘핵심 정보를 잡아내는 기술’이다. 야구 경기의 포수를 생각해보자. 시속 160킬로미터 강속구를 잡아내야 하고, 타자의 머리를 향해 날아오다 순식간에 발목으로 뚝 떨어지는 변화구도 잡아내야 한다. 비즈니스 현장에서도 마찬가지다. 회의와 업무 지시, 보고, 협상, 대화 등 다양한 업무 과정 중에도 놓쳐서는 안 되는 정보가 있다. 저자는 각각의 필요에 알맞은 정보를 찾기 위해 ‘해석하라’ ‘조망하라’ ‘공감하라’ ‘예상하라’ ‘기록하라’ ‘질문하라’ ‘실행하라’ ‘학습하라’ ‘복기하라’와 같은 아홉 가지 방법을 제안한다. 현장의 언어를 이해하는 일부터(해석하라) 실패한 상황도 되돌아보며 앞으로 어떤 방향으로 나아가야 할지 반성하는 일까지(복기하라), 각자의 수준에서 핵심 정보를 찾을 방법을 세심하게 알려준다. 이 목록을 염두에 두고 하나씩 업무에 적용해보자.
큰 그림을 가진 사람은 새로운 업무를 맡았을 때, 혹은 팀원에게 업무를 지시해야 하는 과중한 직책을 맡았을 때도 업무의 핵심을 놓치지 않고 끝까지 잘 마무리한다. …… 업무를 전체적으로 살펴보고자 하는 의지가 있고 그 방법만 안다면 이는 그다지 어렵지 않다. 타임테이블, 워크플로우, 밸류 체인처럼 큰 그림을 그리는 도구도 많아서 시간을 조금만 투자한다면 효과적으로 정리할 수 있다. 그림을 그리는 방법은 ‘전체적인 업무 시뮬레이션 → 담당자 배정 → 필요한 자원 준비’의 순서로 진행된다. 구체적으로 살펴보자.
_ 41~42쪽, 〈‘조망하라’ 전체를 못보면 놓치는 것〉
“Organize, 이해하고 설득하기 좋은 틀로 정리하는 방법”
두 번째는 아무 질서 없이 혼돈 그 자체로 쌓인 정보들을 하나하나 정리해 핵심을 찾는 법, ‘생각 정리의 기술’이다. 어떤 일은 하나의 정보를 찾는 것에서(Catch) 끝나지 않는다. 가령 방에 옷더미가 어지럽게 널려 있다고 생각해보자. 필요한 옷을 하나 챙겨간다고 끝날 일이 아니다. 상의·하의·내의·양말 등 종류에 따라 구역이 나뉜 옷장이 필요하다. 잘 구분된 옷장은 옷을 깔끔하게 정리할 뿐 아니라 부족한 옷은 없는지, 어떤 옷을 버리고 수선해야 할지, 심지어 다음날 어떤 옷을 입으면 될지 한눈에 파악하게끔 도와준다. 우리 업무도 그렇다. 때에 따라 필요한 프레임을 잘 찾아 쓰는 사람은 어지러운 업무를 말끔하게 정리하고, 자신의 일 어느 부분에 문제가 있는지도 금방 알아챈다. 저자는 이렇게 일을 깔끔하게 정리하고 더 발전시킬 5W1H, PEST, Logic Tree, SWOT, Value Chain, ERRC, WBS 등 일곱 가지 프레임을 보여준다. 특히 ‘생각 정리의 기술’에서는 각 프레임을 현장에서 어떻게 적용할 수 있을지 별면을 통해 구체적으로 이야기한다. 더 이상 업무에 끌려다니지 말고 전체 일을 보는 시야를 열어보자.
프레임의 효과는 단기적으로도 관찰되지만, 장기적으로 축적되면 더 큰 힘을 발휘한다. 앞서 언급했듯 프레임이 없으면 커뮤니케이션이 실패한 원인을 파악할 수 없다. 프레임을 통해 자신의 커뮤니케이션 스킬을 객관적으로 바라보고 계속해서 보완해 발전시킨 사람은 한 분야의 전문가로 성장한다. 성장의 길목에서 프레임은 꼭 한 번은 넘어야 할 산이다. 동시에 당신을 띄워줄 날개다.
_ 87~88쪽, 〈결국 한마디로 정리할 수 있어야 한다 -질서로 가는 길, Frame〉
“Realize, 현장을 예측해 계획을 현실화하는 방법”
세 번째는 실제 보고 현장에서 생길 수 있는 ‘장애물을 예측하는 기술’이다. 혹시 이 기술이 앞서 설명한 기술에 비하면 그다지 중요하지 않은 기술처럼 느껴지는가? 현장에서는 애써 준비한 보고가 사소한 변수로 물거품이 되고, 그래서 보고를 처음부터 다시 준비하는 일도 생긴다. 현장에 대처하는 철저하면서도 유연한 태도는 보고 내용만큼이나 중요하다.
저자는 보고자가 현장 상황을 끊임없이 시뮬레이션해보길 권유한다. 운동선수가 연습 경기를 실제 경기처럼 훈련하듯 보고 역시 연습과 현장에 대한 상상력이 필요하다. 보고의 타이밍을 어떻게 잡을지, 상사나 고객은 무엇을 바라는지, 무엇을 질문할지 미리 생각해야 한다. 저자는 “중요한 것은 이게 아니다” “너무 어수선해서 무슨 말인지 모르겠다” “이것은 왜 빠졌나” “그래서 결론이 무엇인가”와 같이 현장에서 나올 수 있는 부정적인 반응을 하나하나 짚는다. 별면에서는 이런 반응이 나오지 않도록 어떻게 준비해야 할지, 또는 어떻게 대처해야 할지 방법을 이야기한다.
왜 많은 직장인이 아는 것, 준비한 것도 제대로 전달하지 못하는 안타까운 상황에 처할까? 보고나 비즈니스 대화에는 다양한 정보가 오고 간다. 그리고 대부분은 내가 계획하고 준비한 대로 대화가 진행되지 않는다. 보고를 듣는 사람이 예상치 못한 질문을 계속 던지기도 하고, 특정 포인트에 과도하게 집착하기도 한다. …… 어지러운 현장의 보고와 대화 속에서 길을 잃지 않고 제때 목적지에 도착하려면 무엇이 필요할까?
_ 142쪽, 〈“너무 어수선해서 무슨 말인지 모르겠어요”〉
“Express, 말과 글을 군더더기 없이 전달하는 법”
이 책을 마무리하는 기술은 준비한 보고를 잘 전달하는 방법, 즉 ‘보고를 요약하는 기술’이다. 이 단계는 ‘일잘러가 보고하는 법’ ‘일잘러가 보고서 쓰는 법’과 같이 두 개의 장으로 나눠 접근한다. 말하기와 글쓰기는 보고를 받는 사람이 내용을 파악하는 방법이 다르기 때문이다. 하지만 여기에도 공통 핵심어가 있다. 바로 보고를 받는 ‘상대방’이다.
보고하는 법부터 생각해보자. 대뜸 자기 용건부터 꺼내는 게 아니라 상대방에게 무엇을 말하고자 하는지 간결하게 알리고,(‘보고도 시작이 반이다’) 상대가 내 말을 이해하고, 잘 기억할 수 있도록 말해야 한다.(‘쉬운 말을 써야 하는 이유’ ‘중요한 것은 세 가지입니다’) 상대의 생각이 나와 다르고 설사 틀렸더라도 그의 인격을 무시해선 안 된다.(‘무엇을 인정하고 무엇을 반박할 것인가’)
보고서를 작성할 때도 마찬가지다. 보고서는 기본적으로 간결하고 논리적으로 작성해야 하지만 상대가 한눈에 내용을 파악할 수 있도록 돕는 것 역시 그에 못지않게 중요하다.(‘궁금해하는 질문의 답을 두괄식으로’ ‘보고서는 편지가 아니다’)
보고하는 사람은 보고하는 순간에 안다. 이 보고가 프로젝트를 성공적으로 장식할 꽃이 될지, 아니면 지난 며칠의 작업이 물거품이 되고 다시 언제 끝날지 모를 수고로운 시간으로 돌아갈지 말이다. …… 이 순간 눈길이 가는 사람이 있다. 특별할 것 없는 보고서를 준비한 동료가 상사의 칭찬을 크게 받는다. 내용은 아무리 봐도 이제까지 상사가 이야기한 것을 정리한 수준이다. 또 어떤 선배는 회의 시간에 딱히 특별한 아이디어를 내놓은 것도 아닌데 그가 입을 열면 사람들 이목이 쏠린다. 몇 마디에 회의가 깔끔하게 정리된다. …… 그렇게 부러워한 선배와 동료에게는 어떤 특별한 기술이 있었던가?
_ 177~178쪽, 〈보고하는 순간 알게 되는 것〉
일머리가 절실한 미생들을 위한
직장 내 커뮤니케이션 가이드북
이 책을 쓴 저자들은 각각 인사전문컨설팅 기업 TADs의 이사, 기업교육 전문기업 PTL의 대표로 재직 중이다. 삼성, 쿠팡 등 국내 대표 기업에서 20년간 인사 업무를 주도하고 국내외 100여 곳이 넘는 기업과 기관의 교육을 도맡아온 두 저자는 프롤로그에서 “내가 이제까지 잘 성장하도록 많은 선배에게 대가 없는 도움을 받았듯, 나 역시 내가 할 수 있는 작은 도움을 주고 싶었다”고 말한다. 책 전체에 걸쳐 매 장면 함께 고민하고 소통하고 임무를 완성해나가는 조 사원, 김 대리, 윤 부장 등은 저자들이 지금까지 만나온 수많은 미생이자 멘토의 대표인 셈이다.
매일 시키는 일을 쳐내기만도 급급한 신입사원, 위아래로 치이면서도 성장을 포기하지 않는 중간관리자, 팀원과 함께 미래를 꿈꾸고 싶은 리더 등 독자들은 각각의 롤모델에 스스로를 대입하며 자신의 성장과 조직의 발전을 시뮬레이션해볼 수 있다. 저자들이 각 인물의 소통과 협업 장면을 눈앞에 펼쳐지듯 묘사하는 데 주력한 이유다. 나아가 각 장 말미에 요약 정리된 풍부한 현장 사례는 실전에 적용해볼 만한 툴과 팁으로 가득하다. 생각 정리의 기초를 다지고 보고의 달인이 되어 소통와 실무의 중심에 서기까지, 회사에서 프로젝트를 맡을 때마다 마르고 닳도록 예습하거나 복습해도 좋을 참고서가 되어줄 것이다.
이 책 〈보고는 요약이다〉는 밤잠을 이루지 못하고 뒤척이는 직장인들이 더 원활하게 소통하고, 효율적으로 일하며, 확실하게 성취할 방법을 제시한다. 안 배운 일도 눈치껏 해내고, 쌓이는 연차와 함께 성장하고, 무거운 책임도 거뜬히 완수해낼 일잘러의 난코스를 여기 C.O.R.E.의 지도로 거뜬히 헤쳐 나가보자.
직장 생활은 긴 마라톤이다. 누가 승리할지는 앞으로 어떻게 성장하는지에 따라 충분히 달라진다. 단 중요한 조건이 있다. 절대 포기하지 말아야 한다. …… 회사를 비롯한 여러 조직에서 “일 눈치가 빠르다” “상황 파악을 잘한다” “통찰력이 있다”고 평가받는 사람들을 살펴보자. 이들에게는 공통적인 특징이 있다. 바로 중요한 정보를 잡아내고 정확히 이해하는 능력이 있다는 것이다. 문제 상황의 핵심을 파악하고, 깊이 있게 해석하고, 이 능력을 실전에 적용해 발전시킨다.
_ 32쪽, 〈일머리가 좋은 사람의 공통점〉
일 잘하는 사람들은 보고가 다르다!
C.O.R.E. 핵심을 이해하고, 설명하고, 요약하는 법
“내용을 확실히 파악하고 요약하는 능력이 있는 사람과 그렇지 않은 사람의 차이는 크다. 이른바 ‘요약력’이 있는 사람은 본인이 가진 현재 직급에서는 물론 그 위 직급에도 영향력을 행사한다. 자신이 해야 할 일을 분명히 파악하는 것은 물론 상대가 해야 할 일이 무엇인지도 정확히 알려줄 수 있기 때문이다. 반면 요약력이 없는 사람은 다른 사람에게 별다른 영향력을 행사할 수 없다. 심지어 그가 리더 자리에 있다고 하더라도 그렇다. 상황을 이해하고 앞으로 무엇을 해야 할지 판단해야 할 순간 도리어 다른 사람의 도움이 필요하다. 그의 이런 부족한 실력은 그 밑에 있는 사람들이 가장 먼저 알게 마련이다.”
_ 26~27쪽, 〈요약을 잘하면 강하다〉
“왜 이렇게 눈치가 없어요?” “일의 우선순위가 틀렸잖아요.” “그래서 결론이 뭐죠?”
SNS를 보면 미라클모닝이니 파이프라인이니, 시간관리와 자기계발을 넘어 투잡에 N잡러까지 24시간이 부족한 에너자이저들만 가득해 보인다. 하지만 평범한 사람들은 사실 현재 직장 일만 잘 해내기에도 버거운 게 현실이다. 상사 보고라도 앞두면 전날부터 밤잠을 이루기 어렵다. 매번 같은 지적을 받는데 어디부터 문제를 풀어야 할지 감이 잡히지 않는다. ‘연차는 쌓이는데, 회사생활은 왜 발전이 없지? 나는 일머리가 없는 걸까?’ 이렇게 뒤척이는 밤이 늘어간다.
“왜 나는 아직 보고가 어려울까?” “나는 일머리가 정말 없는 걸까?” “문제는 어째서 반복될까?”
한번 스스로에게 물어보자. 열심히 일하고 배우면 언젠가는 나아지겠지, 막연히 생각만 하고 있지는 않은가? 이 책은 문제의 핵심(CORE)을 정확히 돌파할 질문을 던진다. “당신은 제대로 보고하고 있는가? 일의 중요한 내용을 간추려 앞으로의 전략을 제시하는, 잘 요약된 보고서를 작성해본 적이 있는가?” 여기에 자신 있게 답할 수 있는 사람은 그리 많지 않을 것이다. 때론 그런 것 같고, 때론 아닌 것도 같다.
저자들은 단언한다. 일머리의 핵심은 ‘요약의 기술’이다. 그리고 ‘요약된 보고’를 준비하고 전달하며 문서를 작성하는 과정에도 매뉴얼과 노하우가 있으며, 그 기술을 아는 것이 곧 실력이다. 여기 일머리를 고민하는 모든 직장인의 고민을 바탕으로 그 해결책을 집약했다. 날마다 차근차근 성장하여 어느 순간 현장의 중심(CORE)에 서고 싶다면, 내 C.O.R.E를 점검해볼 것을 권한다. 일잘러들의 그 비법을 이제부터 구체적으로 살펴보자.
“Catch, 핵심을 놓치지 않고 정확하게 잡아내는 방법”
첫 번째로 살펴보아야 할 것은 단연 ‘핵심 정보를 잡아내는 기술’이다. 야구 경기의 포수를 생각해보자. 시속 160킬로미터 강속구를 잡아내야 하고, 타자의 머리를 향해 날아오다 순식간에 발목으로 뚝 떨어지는 변화구도 잡아내야 한다. 비즈니스 현장에서도 마찬가지다. 회의와 업무 지시, 보고, 협상, 대화 등 다양한 업무 과정 중에도 놓쳐서는 안 되는 정보가 있다. 저자는 각각의 필요에 알맞은 정보를 찾기 위해 ‘해석하라’ ‘조망하라’ ‘공감하라’ ‘예상하라’ ‘기록하라’ ‘질문하라’ ‘실행하라’ ‘학습하라’ ‘복기하라’와 같은 아홉 가지 방법을 제안한다. 현장의 언어를 이해하는 일부터(해석하라) 실패한 상황도 되돌아보며 앞으로 어떤 방향으로 나아가야 할지 반성하는 일까지(복기하라), 각자의 수준에서 핵심 정보를 찾을 방법을 세심하게 알려준다. 이 목록을 염두에 두고 하나씩 업무에 적용해보자.
큰 그림을 가진 사람은 새로운 업무를 맡았을 때, 혹은 팀원에게 업무를 지시해야 하는 과중한 직책을 맡았을 때도 업무의 핵심을 놓치지 않고 끝까지 잘 마무리한다. …… 업무를 전체적으로 살펴보고자 하는 의지가 있고 그 방법만 안다면 이는 그다지 어렵지 않다. 타임테이블, 워크플로우, 밸류 체인처럼 큰 그림을 그리는 도구도 많아서 시간을 조금만 투자한다면 효과적으로 정리할 수 있다. 그림을 그리는 방법은 ‘전체적인 업무 시뮬레이션 → 담당자 배정 → 필요한 자원 준비’의 순서로 진행된다. 구체적으로 살펴보자.
_ 41~42쪽, 〈‘조망하라’ 전체를 못보면 놓치는 것〉
“Organize, 이해하고 설득하기 좋은 틀로 정리하는 방법”
두 번째는 아무 질서 없이 혼돈 그 자체로 쌓인 정보들을 하나하나 정리해 핵심을 찾는 법, ‘생각 정리의 기술’이다. 어떤 일은 하나의 정보를 찾는 것에서(Catch) 끝나지 않는다. 가령 방에 옷더미가 어지럽게 널려 있다고 생각해보자. 필요한 옷을 하나 챙겨간다고 끝날 일이 아니다. 상의·하의·내의·양말 등 종류에 따라 구역이 나뉜 옷장이 필요하다. 잘 구분된 옷장은 옷을 깔끔하게 정리할 뿐 아니라 부족한 옷은 없는지, 어떤 옷을 버리고 수선해야 할지, 심지어 다음날 어떤 옷을 입으면 될지 한눈에 파악하게끔 도와준다. 우리 업무도 그렇다. 때에 따라 필요한 프레임을 잘 찾아 쓰는 사람은 어지러운 업무를 말끔하게 정리하고, 자신의 일 어느 부분에 문제가 있는지도 금방 알아챈다. 저자는 이렇게 일을 깔끔하게 정리하고 더 발전시킬 5W1H, PEST, Logic Tree, SWOT, Value Chain, ERRC, WBS 등 일곱 가지 프레임을 보여준다. 특히 ‘생각 정리의 기술’에서는 각 프레임을 현장에서 어떻게 적용할 수 있을지 별면을 통해 구체적으로 이야기한다. 더 이상 업무에 끌려다니지 말고 전체 일을 보는 시야를 열어보자.
프레임의 효과는 단기적으로도 관찰되지만, 장기적으로 축적되면 더 큰 힘을 발휘한다. 앞서 언급했듯 프레임이 없으면 커뮤니케이션이 실패한 원인을 파악할 수 없다. 프레임을 통해 자신의 커뮤니케이션 스킬을 객관적으로 바라보고 계속해서 보완해 발전시킨 사람은 한 분야의 전문가로 성장한다. 성장의 길목에서 프레임은 꼭 한 번은 넘어야 할 산이다. 동시에 당신을 띄워줄 날개다.
_ 87~88쪽, 〈결국 한마디로 정리할 수 있어야 한다 -질서로 가는 길, Frame〉
“Realize, 현장을 예측해 계획을 현실화하는 방법”
세 번째는 실제 보고 현장에서 생길 수 있는 ‘장애물을 예측하는 기술’이다. 혹시 이 기술이 앞서 설명한 기술에 비하면 그다지 중요하지 않은 기술처럼 느껴지는가? 현장에서는 애써 준비한 보고가 사소한 변수로 물거품이 되고, 그래서 보고를 처음부터 다시 준비하는 일도 생긴다. 현장에 대처하는 철저하면서도 유연한 태도는 보고 내용만큼이나 중요하다.
저자는 보고자가 현장 상황을 끊임없이 시뮬레이션해보길 권유한다. 운동선수가 연습 경기를 실제 경기처럼 훈련하듯 보고 역시 연습과 현장에 대한 상상력이 필요하다. 보고의 타이밍을 어떻게 잡을지, 상사나 고객은 무엇을 바라는지, 무엇을 질문할지 미리 생각해야 한다. 저자는 “중요한 것은 이게 아니다” “너무 어수선해서 무슨 말인지 모르겠다” “이것은 왜 빠졌나” “그래서 결론이 무엇인가”와 같이 현장에서 나올 수 있는 부정적인 반응을 하나하나 짚는다. 별면에서는 이런 반응이 나오지 않도록 어떻게 준비해야 할지, 또는 어떻게 대처해야 할지 방법을 이야기한다.
왜 많은 직장인이 아는 것, 준비한 것도 제대로 전달하지 못하는 안타까운 상황에 처할까? 보고나 비즈니스 대화에는 다양한 정보가 오고 간다. 그리고 대부분은 내가 계획하고 준비한 대로 대화가 진행되지 않는다. 보고를 듣는 사람이 예상치 못한 질문을 계속 던지기도 하고, 특정 포인트에 과도하게 집착하기도 한다. …… 어지러운 현장의 보고와 대화 속에서 길을 잃지 않고 제때 목적지에 도착하려면 무엇이 필요할까?
_ 142쪽, 〈“너무 어수선해서 무슨 말인지 모르겠어요”〉
“Express, 말과 글을 군더더기 없이 전달하는 법”
이 책을 마무리하는 기술은 준비한 보고를 잘 전달하는 방법, 즉 ‘보고를 요약하는 기술’이다. 이 단계는 ‘일잘러가 보고하는 법’ ‘일잘러가 보고서 쓰는 법’과 같이 두 개의 장으로 나눠 접근한다. 말하기와 글쓰기는 보고를 받는 사람이 내용을 파악하는 방법이 다르기 때문이다. 하지만 여기에도 공통 핵심어가 있다. 바로 보고를 받는 ‘상대방’이다.
보고하는 법부터 생각해보자. 대뜸 자기 용건부터 꺼내는 게 아니라 상대방에게 무엇을 말하고자 하는지 간결하게 알리고,(‘보고도 시작이 반이다’) 상대가 내 말을 이해하고, 잘 기억할 수 있도록 말해야 한다.(‘쉬운 말을 써야 하는 이유’ ‘중요한 것은 세 가지입니다’) 상대의 생각이 나와 다르고 설사 틀렸더라도 그의 인격을 무시해선 안 된다.(‘무엇을 인정하고 무엇을 반박할 것인가’)
보고서를 작성할 때도 마찬가지다. 보고서는 기본적으로 간결하고 논리적으로 작성해야 하지만 상대가 한눈에 내용을 파악할 수 있도록 돕는 것 역시 그에 못지않게 중요하다.(‘궁금해하는 질문의 답을 두괄식으로’ ‘보고서는 편지가 아니다’)
보고하는 사람은 보고하는 순간에 안다. 이 보고가 프로젝트를 성공적으로 장식할 꽃이 될지, 아니면 지난 며칠의 작업이 물거품이 되고 다시 언제 끝날지 모를 수고로운 시간으로 돌아갈지 말이다. …… 이 순간 눈길이 가는 사람이 있다. 특별할 것 없는 보고서를 준비한 동료가 상사의 칭찬을 크게 받는다. 내용은 아무리 봐도 이제까지 상사가 이야기한 것을 정리한 수준이다. 또 어떤 선배는 회의 시간에 딱히 특별한 아이디어를 내놓은 것도 아닌데 그가 입을 열면 사람들 이목이 쏠린다. 몇 마디에 회의가 깔끔하게 정리된다. …… 그렇게 부러워한 선배와 동료에게는 어떤 특별한 기술이 있었던가?
_ 177~178쪽, 〈보고하는 순간 알게 되는 것〉
일머리가 절실한 미생들을 위한
직장 내 커뮤니케이션 가이드북
이 책을 쓴 저자들은 각각 인사전문컨설팅 기업 TADs의 이사, 기업교육 전문기업 PTL의 대표로 재직 중이다. 삼성, 쿠팡 등 국내 대표 기업에서 20년간 인사 업무를 주도하고 국내외 100여 곳이 넘는 기업과 기관의 교육을 도맡아온 두 저자는 프롤로그에서 “내가 이제까지 잘 성장하도록 많은 선배에게 대가 없는 도움을 받았듯, 나 역시 내가 할 수 있는 작은 도움을 주고 싶었다”고 말한다. 책 전체에 걸쳐 매 장면 함께 고민하고 소통하고 임무를 완성해나가는 조 사원, 김 대리, 윤 부장 등은 저자들이 지금까지 만나온 수많은 미생이자 멘토의 대표인 셈이다.
매일 시키는 일을 쳐내기만도 급급한 신입사원, 위아래로 치이면서도 성장을 포기하지 않는 중간관리자, 팀원과 함께 미래를 꿈꾸고 싶은 리더 등 독자들은 각각의 롤모델에 스스로를 대입하며 자신의 성장과 조직의 발전을 시뮬레이션해볼 수 있다. 저자들이 각 인물의 소통과 협업 장면을 눈앞에 펼쳐지듯 묘사하는 데 주력한 이유다. 나아가 각 장 말미에 요약 정리된 풍부한 현장 사례는 실전에 적용해볼 만한 툴과 팁으로 가득하다. 생각 정리의 기초를 다지고 보고의 달인이 되어 소통와 실무의 중심에 서기까지, 회사에서 프로젝트를 맡을 때마다 마르고 닳도록 예습하거나 복습해도 좋을 참고서가 되어줄 것이다.
이 책 〈보고는 요약이다〉는 밤잠을 이루지 못하고 뒤척이는 직장인들이 더 원활하게 소통하고, 효율적으로 일하며, 확실하게 성취할 방법을 제시한다. 안 배운 일도 눈치껏 해내고, 쌓이는 연차와 함께 성장하고, 무거운 책임도 거뜬히 완수해낼 일잘러의 난코스를 여기 C.O.R.E.의 지도로 거뜬히 헤쳐 나가보자.
직장 생활은 긴 마라톤이다. 누가 승리할지는 앞으로 어떻게 성장하는지에 따라 충분히 달라진다. 단 중요한 조건이 있다. 절대 포기하지 말아야 한다. …… 회사를 비롯한 여러 조직에서 “일 눈치가 빠르다” “상황 파악을 잘한다” “통찰력이 있다”고 평가받는 사람들을 살펴보자. 이들에게는 공통적인 특징이 있다. 바로 중요한 정보를 잡아내고 정확히 이해하는 능력이 있다는 것이다. 문제 상황의 핵심을 파악하고, 깊이 있게 해석하고, 이 능력을 실전에 적용해 발전시킨다.
_ 32쪽, 〈일머리가 좋은 사람의 공통점〉
